PUESTO DE TRABAJO DE UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una empresa privada, una Administración Pública o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas.

En las distintas Administraciones Públicas se requieren otras características añadidas a las exigidas y que están redactadas en las distintas leyes estatales, autonómicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar un supuesto práctico o alguna prueba con la tecnología que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografía o soltura con algún software informático, donde se demuestra que tiene la capacitación necesaria para el desempeño de la tarea. La ventaja de trabajar en las Administraciones Públicas se halla en que es un trabajo para toda la vida (funcionario público) mientras las leyes no digan lo contrario.

En algunas empresas privadas también se da algún caso puntual donde es necesario realizar alguna prueba demostrativa corporal de capacitación, pero muchas de éstas pueden ser “empresas familiares” donde todo quede entre parientes, siendo ellos mismos los que ejerzan de jefes y trabajadores, por lo que el acceso es más limitado. pero que es secretaria en si es una persona que ejerce un trabajo en oficina y que es muy indispensable su labor.

DEFINICIÓN DEL PUESTO

Persona encargada de reclutar, recibir, procesar y canalizar los candidatos internos y externos para las vacantes de los diferentes departamentos de la Universidad Virtual del ITESM Monterrey.

III. CONTENIDO DEL PUESTO

  Funciones cotidianas:

·         Recibir solicitudes de candidatos.

·         Proveer de información sobre los trámites de reclutamiento para la Universidad Virtual.

·         Proporcionar a los dueños de las vacantes la lista de los mejores candidatos para ocuparlas.

·         Realizar entrevistas de salida a las personas que dejan la compañía.

·         Realizar reclutamiento telefónico dirigido a ex -a-tec´s (invitarlos a que vayan a dejar sus currículums.

·         Aplicar exámenes psicométricos a los candidatos.

  Funciones periódicas:

·         Obtener información sobre las diferentes Ferias de Empleo de la ciudad.

·         Asistir a las Ferias de Empleo.

·         Recibir currículums y proveer de información a las personas que van a dejar sus solicitudes al stand en las Ferias de Empleo.

  Funciones esporádicas:

·         Notificar, en nombre de la coordinadora, a los candidatos sobre su aceptación para una vacante.

IV. Accesorios del puesto:

·         Computadora con gran capacidad de memoria y procesamiento de datos.

·         Escritorio moderno reciente modelo.

·         Papelería referente a solicitudes de empleo para la UV y exámenes psicométricos.

  ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO

  HABILIDAD

  Habilidad Física:

Destreza para el manejo de la computadora.

·         Agilidad para llevar diferentes agendas.

·         Habilidad Mental:

o    Facilidad para recordar datos, fechas, nombres, características de las personas.

o    Conocimientos de Office y ambiente Windows.

o    Experiencia mínima de 2 años en el departamento de Recursos Humanos.

o    Facilidad de palabra.

o    ESFUERZO

o    Esfuerzo Físico: Cargar cajas de papelería cuando se va a ferias de empleo.

o    Esfuerzo Mental:

Recordar datos, nombres, fechas de nacimiento de los candidatos.

Recordar características físicas, resultados de exámenes de los candidatos.

Análisis para discernir entre unos candidatos y otros y escoger sólo los más aptos para cubrir las vacantes.

RESPONSABILIDAD

Tener la base de datos de candidatos completa, con la mayor cantidad de gente posible.

Enviar candidatos con el perfil de puesto requerido para la vacante.

CONDICIONES DE TRABAJO

Medio Ambiente:

Ambiente de oficina (condiciones de luz y temperatura reguladas y ajenas al medio ambiente externo).

Riesgos:

Enfermedades de las vías respiratorias dado al control inadecuado de temperatura.

IMPORTANCIA DE LA INFORMÁTICA EN LA ADMINISTRACIÓN

En la actualidad no hay duda que el trabajo secretaria ha tenido un vuelco enorme. Con las redes locales de computadoras y las redes de área amplia al alcance de cualquier oficina u hogar, todo ejecutivo tiene que redactar y escribir sus propios memorandos, cartas, presentaciones y envía sus ofertas. El no hacerlo es una pérdida de tiempo, la correspondencia escrita en papel ha dado paso completamente a la transferencia de información en forma digital. Comunicación asertiva es la clave del éxito en el asistente administrativo Las metas trazadas deben ser ambiciosas pero alcanzables, medibles y realistas, ya que se basan en nuestras propias características de personalidad (actitudes, aptitudes, necesidades, valores y habilidades). 

AUTORA: CINDY CARIS

QUE ES LA CARRERA DE ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Asistente administrativo es una carrera con una alta expectativa tanto de empleo como de conocimiento esto es debido a que cualquier empresa sea pequeña o grande, necesitan asistentes administrativos para su organización. En cuanto al conocimiento se aprende cada día más en la variación de las actividades administrativas.

AUTORA: BLANCA APERADOR  

FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad.
Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.
Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.
Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.
Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.
Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.
Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.
Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.
Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.
Realiza registro contable.
Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.
Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.
Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.
Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria.
Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.
Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.
Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.
Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.
Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.
Atiende e informa al público en general.
Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes.
Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor.
Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.
Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.
Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.
Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.
Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.
Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.
Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.
Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.
Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.
Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores.
Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada.
Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta efectuadas por el personal de la Institución.
Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta.
Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda.
Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes.
Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional.

Autor: CHAPI

QUE ES UN ASISTENTE ADMINISTRATIVO?

Es aquel que Ejecuta los procesos administrativos del área, aplicando  normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada  proceso,  logrando resultados oportunos y garantiza la prestación efectiva del servicio.

AUTORA: BLANCA APERADOR.